Præsentationen er slut, mødet er hævet, og alle haster videre. Først senere opdager teamet, at ingen havde aftalt, hvem der skulle sende den til kunden. To kolleger regnede hver især med, at den anden tog sig af det. Så hvad var det egentlig, ingen fik sagt højt?
Den slags små sammenbrud skyldes sjældent manglende vilje. Ofte handler det om tavse antagelser, uklare roller eller en besked, der lander anderledes, end afsenderen havde tænkt. Her kan samarbejdsøvelser kommunikation hjælpe teamet med at få øje på det, der normalt gemmer sig mellem ordene.
Det usagte kan fylde mere end ordene
På en travl arbejdsdag bliver beskeder korte. En kollega skriver: „Husk at rette kundens navn i dokumentet.“ Afsenderen tænker, at det bare er en praktisk påmindelse, mens modtageren læser kritik ind i formuleringen og bruger resten af mødet på at spekulere over tonen. Det er en helt almindelig misforståelse, og den er træls, netop fordi ingen nødvendigvis har gjort noget forkert.
Forskellige måder at kommunikere på spiller også ind. Nogle tænker højt, mens andre gerne vil have tid til at formulere sig. Nogle spørger direkte, andre pakker spørgsmålene lidt ind for ikke at virke påtrængende. Når forskellene bliver synlige, kan teamet tale om dem uden at sætte kolleger i bås. Jeg synes, det er mere brugbart at spørge „Hvad hjælper dig med at forstå?“ end at kalde nogen kortfattede eller følsomme.
En enkel lytteøvelse kan gøre en forskel. Den ene fortæller om en opgave, der drillede, mens den anden lytter uden at afbryde eller straks komme med løsninger. Bagefter fortæller lytteren, hvad vedkommende har forstået, og den første retter venligt til, hvis noget er blevet misforstået. Det lyder næsten for nemt, men pausen mellem at høre og at forstå kan være dér, hvor samarbejdet enten får luft eller går i hårdknude.
En fælles opgave gør antagelser synlige
Prøv at lade teamet løse en opgave, hvor deltagerne hver især får forskellige oplysninger. Forestil jer, at en kunde ændrer sine ønsker midt i planlægningen. Nogle får besked om den nye deadline, andre kender kun den oprindelige opgave, og én person ved, hvilke ressourcer der stadig er til rådighed. Målet er ikke at snyde nogen, men at se, hvordan gruppen samler brikkerne.
Giv deltagerne en fælles udfordring, hvor de skal beslutte, hvad der skal gøres først, hvem der har ansvaret, og hvordan ændringer skal deles. Opgaven skal ikke belønne den hurtigste stemme; der skal være plads til spørgsmål og afstemning. Her bliver samarbejdsøvelser kommunikation en konkret måde at undersøge teamets vaner på – ikke en prøve, hvor nogen skal udpeges som problemet.
Forestil jer, at én kollega straks begynder at fordele opgaver, mens en anden venter på at få hele situationen forklaret. Hvis gruppen ikke stopper op, kan den første tro, at alle er enige, og den anden ende med at arbejde ud fra forældede oplysninger. Det er netop sådan en lille forskydning, der gør øvelsen interessant. Min lille kæphest er, at tavshed sjældent betyder enighed.
Efter opgaven kan mødelederen spørge, hvilke oplysninger der manglede, hvem der blev hørt, og hvornår gruppen begyndte at gætte. Spørg også, om nogen regnede med, at en anden havde ansvaret for en bestemt beslutning. Så handler samtalen om handlinger og mønstre frem for personlige fejl. Det giver som regel en rarere og mere ærlig snak.
Feedback, der kan bruges mandag morgen
En øvelse virker bedst, når teamet bagefter taler om, hvad der skete. Hvad gjorde det lettere at lytte? Hvornår blev en besked misforstået? Hvilke forventninger fik ingen tjekket? Når teamet svarer med eksempler fra opgaven, bliver feedbacken mindre luftig og nemmere at omsætte til noget, man faktisk kan prøve af.
Det gælder også, når kolleger giver hinanden respons. Bed dem beskrive en konkret situation, hvad de lagde mærke til, og hvilken virkning det havde, før de foreslår en løsning. For eksempel: „Da planen ændrede sig, fik jeg ikke beskeden, og så fortsatte jeg med den gamle opgave. Næste gang vil jeg gerne have ændringen skrevet i fælleskanalen.“ Det er mere hjælpsomt end en løs kommentar om, at kommunikationen kunne være bedre.
Jeg foretrækker små aftaler frem for store erklæringer. Teamet kan for eksempel beslutte, at ændringer i en kundeopgave altid bliver skrevet det samme sted, og at den ansvarlige kort bekræfter, hvem der gør hvad. Det lyder måske lidt firkantet, men tydelighed kan spare alle for den klassiske eftermiddagsjagt på „hvem troede egentlig, at hvem gjorde hvad?“
Tag læringen med ind i arbejdsdagen
Efter en øvelse er det fristende at nikke, pakke materialerne sammen og vende tilbage til kalenderen. Men læringen sætter sig først, når teamet vælger en vane, der er nem at afprøve på almindelige møder. Aftal for eksempel, at mødelederen slutter med at opsummere beslutninger, ansvar og næste skridt, mens de andre siger til, hvis noget stadig er uklart.
Når en besked kan læses på flere måder, kan modtageren øve sig i at spørge: „Mener du, at jeg skal ændre dokumentet nu, eller er det en note til senere?“ Det er ikke et tegn på, at man har forstået dårligt. Tværtimod viser spørgsmålet, at man hellere vil afstemme forventninger end gætte sig frem. Den lille pause kan føles lidt kunstig i starten, men den er som regel rarere end en hel tråd fuld af misforståelser.
Hvis teamet vil arbejde mere målrettet med lytning, feedback og fælles forståelse, kan GoSails side om træning i teamkommunikation være et sted at undersøge mulighederne. Samarbejdsøvelser kommunikation giver mest mening, når de tager udgangspunkt i teamets egne situationer og ender i en aftale, der kan mærkes i hverdagen. Start med det, der går igen hos jer. Og sig det højt, før nogen skal gætte.
Se mere hos gosail.dk.